Personalakte

Was ist eine Personalakte?

Obwohl die Personalakten zu den wichtigsten Dokumenten im Unternehmen gehören, ist dieser Begriff gesetzlich nicht geregelt. Die einzige gesetzliche Definition findet sich im Beamtenrecht. Dieses besagt, dass eine Personalakte sämtliche Unterlagen der Beamten enthält, die in unmittelbaren Zusammenhang mit dem entsprechenden Dienstverhältnis stehen. Diese Definition wurde bereits vielfach in der freien Wirtschaft übernommen, nur dass in der Beschreibung der Begriff „Beamte“ gegen „Arbeitnehmer“ und der Begriff „Dienstverhältnis“ gegen „Arbeitsverhältnis“ ausgetauscht wurde. Die Personalakte beinhaltet persönliche Daten des jeweiligen Arbeitnehmers und alle Angaben, die im Zusammenhang mit seinem Arbeitsverhältnis stehen. Die Personalakte informiert über den Werdegang des betroffenen Arbeitnehmers im Unternehmen.

Welche Unterlagen finden Eingang in die Personalakte?

Die meisten Arbeitgeber haben sich inzwischen von der analogen Papierakte in Form eines Aktenordners getrennt. Die Personalabteilungen führen fast ausschließlich Personalakten in digitaler Form. Da es keine gesetzliche Definition gibt, ist weder die Form noch der Inhalt vorgeschrieben. Der Arbeitgeber bestimmt, welche Einträge und Dokumente in die Akte aufgenommen werden. Diese Tatsache bedeutet jedoch nicht, dass der Arbeitgeber tun und lassen kann, was er will und eine regelrechte Datensammelwut an den Tag legen kann. Denn obwohl es keine gesetzliche Definition gibt, regelt das Arbeitsrecht, was die Personalakte gehört und was nicht. Kurz gesagt finden alle Dokumente und Einträge, die im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, Eingang in die Personalakte.

Das fängt mit dem Bewerbungsschreiben an und endet mit der Kündigung oder dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen, aus welchem Grund auch immer. Um ein möglichst genaues Bild von dem Arbeitsverhältnis wiederzugeben, enthält die Personalakte Schriftverkehr zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen, Personalfragebögen, Arbeitszeugnisse, Urlaubsanträge, Urlaubsbewilligungen und Krankheitsbescheide. Damit das Gehalt berechnet werden kann, enthält die Personalakte ferner alle Angaben zur Sozialversicherung und Steuerunterlagen. Vermerke über eine Mitgliedschaft im Betriebsrat sowie über Pfändungen und Arbeitnehmerdarlehen können gleichfalls Bestandteil der Personalakte sein.

Abhängig von dem jeweiligen Arbeitsverhältnis können noch weitere Unterlagen, die über das Arbeitsverhältnis Auskunft geben, Eingang in diese Akte finden. Unerfreuliche Einträge, die häufig Gegenstand von Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind, betreffen Vermerke über Abmahnungen. Aus Beweisgründen sind diese Einträge jedoch erforderlich. Unzulässig sind alle Einträge, die nicht in unmittelbaren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Hierzu gehören alle Vermerke über das Privatleben des Arbeitnehmers, zum Beispiel Kopien von Einträgen in den sozialen Netzwerken, Krankenunterlagen, zu denen der Arbeitgeber keinen Zugang hat sowie psychologische und grafologische Gutachten. Derartige Einträge sind nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers möglich. Generell ist die Führung von Schwarzakten beziehungsweise Geheimakten verboten, denn der Arbeitgeber ist ja schließlich keine Geheimdienstorganisation. Gesetzlich besteht keine Pflicht zur Führung von Personalakten. Diese Akten sind jedoch sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer von Interesse.

Wie ist mit der Personalakte des Arbeitnehmers umzugehen?

Da den Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht gegenüber den Arbeitnehmern trifft, sind Personalakten vertraulich zu behandeln. Nur ein kleiner Kreis von Personen hat Zugang zu diesen Akten. Neben dem Arbeitgeber sind das die Mitarbeiter der Personalabteilung. Die Weitergabe der entsprechenden Daten an Dritte ist verboten. Bei elektronisch geführten Akten sind die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Diese regelt die Datenerhebung sowie die Nutzung und Verarbeitung der entsprechenden Daten. An die Führung einer elektronischen Personalakte bestehen daher höhere Anforderungen als an die Erstellung einer klassischen Papierakte. Die Mitarbeiter müssen der Erhebung, Verarbeitung, Übermittlung und Speicherung ihrer personenbezogenen Daten explizit zustimmen. Diese Zustimmung muss schriftlich vorliegen. Ist die Zustimmung in einer Betriebsvereinbarung geregelt, entfällt der Vermerk in den einzelnen Personalakten. Die Arbeitnehmer haben jederzeit das Recht auf Akteneinsicht. Sie dürfen sich Notizen machen und Kopien der Einträge anfertigen. Gleichfalls besteht das Recht auf Stellungnahmen und Gegenstellungen zu den Einträgen. Unwahre Tatsachenbehauptungen sind auf Antrag des Arbeitnehmers aus der Personalakte zu entfernen. Eine auf Arbeitsrecht spezialisierte Anwaltskanzlei informiert über die rechtssichere Führung von Personalakten.